Sous-traitance de la comptabilité pour votre portefeuille de gestion locative

Article rédigé par Isabelle LANTHONY, le 13 juin 2024.

Face aux nombreux défis de la gestion immobilière, l’externalisation de la comptabilité immobilière se présente comme une solution stratégique pour les agences.
LE SERVICE DE GESTION propose désormais un service dédié, permettant aux professionnels de l’immobilier de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en déléguant les tâches comptables à des experts qualifiés.

QU’EST-CE QUE L’EXTERNALISATION DE LA COMPTABILITÉ IMMOBILIÈRE ?

L’externalisation de la comptabilité immobilière consiste à confier les opérations comptables liées à vos lots de gestion à un prestataire spécialisé.

Cette approche permet aux agences de maintenir la maîtrise de leurs clients et de continuer à gérer la relocation et la partie administrative, tout en déléguant la comptabilité à des professionnels.

LES AVANTAGES DE L’EXTERNALISATION COMPTABLE

• Gain de temps et efficacité opérationnelle : En externalisant la comptabilité, les agences immobilières peuvent se libérer du temps et se concentrer sur des activités stratégiques de développement ;
• Optimisation des coûts : La gestion comptable externalisée permet de réduire les coûts fixes, tels que les salaires des comptables internes, en offrant une structure de coûts variables adaptée à la taille de votre portefeuille ;
• Expertise et conformité : Nos gestionnaires comptables spécialisés dans le secteur immobilier assurent une gestion conforme aux réglementations en vigueur, minimisant les risques ;
• Flexibilité et adaptabilité : Que ce soit pour des interventions ponctuelles ou permanentes (pendant un congé maternité, par exemple), notre service s’adapte à vos besoins spécifiques, offrant une solution sur mesure ;
• Prise en main immédiate : Étant formés aux principaux logiciels de gestion locative, nous sommes opérationnels dès la reprise de votre comptabilité. Vous conservez vos outils habituels, aucun changement de logiciel n’est nécessaire. La transition est fluide, sans interruption, et vous gardez le lien direct avec vos clients.

EXTERNALISATION COMPTABLE : LE PÉRIMÈTRE DE NOS MISSIONS

Vous trouverez ci-dessous un résumé des missions que nous pouvons vous proposer en sous-traitance :

Gestion comptable des loyers et des charges

• Édition et envoi des avis d’échéance ;
• Saisie, validation et envoi des quittancements de loyers ;
• Révision des loyers : mise à jour des loyers conformément aux indices de référence en vigueur ;
• Enregistrement des encaissements et suivi des paiements locataires ;
• Gestion des prélèvements des locataires : saisie, validation et émission des bordereaux de prélèvement ;
• Gestion des provisions pour charges et régularisations annuelles ;
• Envoi des relances simples et des mises en demeure concernant les loyers impayés.

Gestion des paiements et des flux financiers

• Vérification et validation des virements des loyers aux propriétaires ;
• Saisie et paiement des charges de copropriété, taxes foncières et autres frais, et émission des bordereaux de virement pour règlement ;
• Saisie des factures fournisseurs ;
• Paiement de la Garantie de Loyers Impayés (GLI) ;
• Gestion des dépôts de garantie et des remboursements en fin de bail.

Suivi des comptes et rapprochements bancaires

• Accès et suivi du compte bancaire dédié à la gestion locative ;
• Rapprochement bancaire mensuel pour assurer la cohérence des flux ;
• Contrôle des écritures comptables et correction des anomalies.

Reporting et accompagnement

• Production de rapports financiers périodiques (synthèse des loyers perçus, impayés, charges, etc.) ;
• Assistance dans la préparation des déclarations fiscales liées aux revenus locatifs ;
• Support et conseil pour l’optimisation de la gestion comptable ;
• Déclaration des sinistres auprès de la GLI : prise en charge et suivi des dossiers sous GLI ;
• Archivage et Gestion Électronique de Documents (GED) : numérisation et organisation des documents comptables et administratifs pour un accès facilité.

LES MISSIONS À RÉALISER PAR VOTRE AGENCE

• Étude de solvabilité ;
• Saisie des nouveaux dossiers dans le logiciel (mandat, propriétaire, immeuble, lot, bail, relocation…) et mise à jour de la base (changement d’adresse, coordonnées…) ;
• Validation des fichiers comptables (règlement bailleur, règlement GLI, règlement fournisseur, validation du fichier de prélèvement) ;
• Relances téléphoniques des impayés et suivi des impayés hors GLI ;
• Relances des obligations des locataires : première relance pour les assurances obligatoires et l’entretien des équipements (chaudière, cheminée, piscine, etc.) ;
• Réalisation des devis ;
• Suivi des travaux ;
• Saisie des préavis de départ ;
• Tous les échanges par e-mail ou téléphone sont réalisés par l’agence immobilière. LE SERVICE DE GESTION n’a aucun contact physique ou téléphonique avec vos clients.

Ainsi, puisque votre agence effectuera des missions de gestion locative, elle doit impérativement posséder la carte G.

Si vous souhaitez une implication plus importante de notre société, notamment au niveau des échanges avec vos clients, nous pouvons faire évoluer notre proposition.

 
 
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